Cómo costear un producto paso a paso en un negocio pequeño

Para costear un producto necesitas cuatro cosas que casi nunca están en la cuenta: la merma, la diferencia entre la unidad en la que compras y la unidad en la que usas, las preparaciones intermedias, y el empaque. Sin ellas, el costo que tienes en la cabeza es más bajo que el real, casi siempre entre un 15 y un 40 %. Y como el precio se puso sobre ese costo equivocado, el margen que crees que tienes tampoco existe.

Este artículo es el método completo, en el mismo orden en que lo hago con mis clientes.

¿Qué pasa si el costo está mal calculado?

Pasa algo peor que perder dinero: pasa que pierdes dinero justo donde más vendes. El producto mal costeado casi siempre es uno de los que más salen, porque se promociona, porque gusta, porque el precio parece competitivo. Cada unidad que vendes te acerca un poco más al rojo, y la operación se ve saludable mientras tanto: entra dinero, hay movimiento, el equipo está ocupado.

El descuadre solo aparece al final del mes, cuando el resultado no cuadra con lo que se vendió. Y entonces se busca la explicación en cualquier parte menos en el costeo.

El producto que celebrábamos mientras perdía dinero

Tuve un producto que era de los que más vendíamos. Lo promocionábamos, la gente lo pedía, se sentía como un éxito. Cuando por fin nos sentamos a costearlo bien, cada uno que vendíamos nos costaba dinero. Llevábamos meses celebrando una pérdida.

El problema no fue el producto. Fue que nadie había hecho la cuenta completa. Y no es que fuéramos descuidados: es que nadie te enseña a hacer esa cuenta. Se pone el precio mirando a la competencia, o poniéndole un porcentaje encima de lo que uno cree que cuesta. Así es como se pone el precio en la mayoría de los negocios pequeños.

No cerramos ese producto. Ajustamos la receta, subimos el precio un poco y dejamos de regalarlo en las promociones. En dos meses el negocio ganaba más vendiendo lo mismo.

¿Qué es la merma y cómo se calcula?

La merma es todo lo que se pierde, se daña, se cae o se descarta antes de llegar al cliente. No es un imprevisto: es una constante, y hay que costearla.

Se calcula así: si compras 10 kilos y solo usas 8, tu costo real por kilo usado es un 25 % más alto del que crees, no un 20 %. La cuenta es sobre lo que usas, no sobre lo que se pierde.

En negocios de alimentos la merma suele estar entre el 5 y el 15 % según el insumo, y puede ser mucho más alta en productos frescos. Si nunca la has medido, empieza por pesar el desperdicio de un solo insumo durante una semana.

¿Por qué la unidad de compra no sirve para costear?

Porque compras en una unidad y usas en otra. Compras por kilo y usas por gramo. Compras por caja y usas por unidad. Compras un galón y usas mililitros.

Aquí se esconde el error más común y el más caro, porque una conversión mal hecha no se nota: el número sigue pareciendo razonable. La regla es sencilla y no tiene excepciones: todo insumo se convierte a la unidad en la que realmente se usa antes de entrar al costeo.

¿Qué son las preparaciones intermedias y por qué se ignoran?

La salsa base, la mezcla, el componente que va dentro de varios productos. Tienen su propio costo —insumos, merma, a veces tiempo— y casi siempre se cuentan como si fueran gratis, porque se hacen en casa.

Si un mismo subproducto entra en cinco productos distintos, un error ahí se multiplica por cinco. Cuéstealas aparte, como si fueran un producto, y después llévalas al costeo de cada producto que las usa.

¿Cuánto pesa el empaque en el costo?

Más de lo que parece. La bolsa, la etiqueta, la servilleta, la caja, el envío, lo que va adentro y lo que va afuera. Suena menor y suele ser entre el 5 y el 15 % del costo total.

Todo lo que el cliente recibe y tú pagaste entra en el costo. Sin excepciones.

¿Cómo se costea paso a paso?

• 1.  Lista tus insumos con la presentación en la que los compras y el precio que pagas.
• 2.  Convierte cada uno a la unidad en la que lo usas.
• 3.  Súmale la merma de ese insumo.
• 4.  Costea las preparaciones intermedias como si fueran productos.
• 5.  Arma el producto con sus insumos y sus cantidades reales, no las de la receta ideal.
• 6.  Suma el empaque y todo lo que va con el producto.
• 7.  Compara el costo real con tu precio actual y mira el margen que sale.

Empieza por cinco productos, no por todos. Con cinco ya ves el efecto y sabes si tienes un problema general o uno puntual.

¿Qué haces cuando el margen sale mal?

Hay cuatro salidas, y la primera casi siempre es la correcta:

Qué hacer esta semana

Una sola cosa: costea un producto. No todos, uno. El que más vendas.

Después repite con los demás, uno por día. En una semana vas a tener una foto que hoy no tienes, y vas a saber cuáles tres productos sostienen tu negocio y cuáles dos se lo están comiendo.

Preguntas frecuentes

Siguiente paso

La plantilla de costeo que uso para esto es una de las cinco del Método ESM y la puedes descargar sin costo en el Kit de herramientas ESM. Llega con la estructura lista: insumos, unidades, subproductos, costeo y lista de precios. Descárgala Aquí

Y si quieres hacerlo conmigo, con tus números, en vivo, eso es exactamente lo que hacemos en el taller del 8 de Octubre. Revisa la informacion aquí: https://emprendersinmanual.com/taller/